Après quelques trimestres de travail acharné et de la détermination, votre affaire décolle et votre entreprise connaît la croissance que vous attendiez. Il est donc temps de déployer plus de moyens pour votre business, qu’ils soient matériels, financiers ou encore humains.
Ainsi, lorsqu’une société évolue, de nombreuses charges viennent accompagner sa réussite : les notes de frais en font partie.
En effet, elles font partie des charges propres aux salariés de l’entreprise. Ces fiches permettent aux employés de récupérer les frais qu’ils avancent dans le cadre de leurs missions pour l’entreprise (frais de mission, transport, achats…)
Ainsi, si vous êtes en phase de recrutement ou que vous songez à embaucher du personnel, il est impératif de connaître les procédures pour lesquelles vos employés auront besoin d’avancer des frais dans le cadre de leurs missions.
Pour ce faire, vous devez mettre en place un système de gestion de notes de frais pour votre entreprise. Cela vous apportera une meilleure organisation comptable et administrative en plus de permettre à vos employés de rencontrer moins de contraintes dans le cadre de leurs missions.
Dans cet article, nous vous présenterons toutes les informations essentielles concernant les notes de frais ainsi que des conseils pratiques pour mettre en place un système de gestion de note de frais efficace pour vos employés !
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
La note de frais est un document se présentant sous forme de fiche permettant à un salarié de se faire rembourser par son employeur des frais qu’il a avancés dans le cadre de l’accomplissement de ses fonctions pour la société.
Ainsi, la note de frais permet à chaque société de gérer les dépenses professionnelles de ses employés avec plus de facilité, en uniformisant toutes les demandes sous forme de fiche unique.
Il existe de nombreux cas de figures dans lesquels vos employés auront recours aux notes de frais. En voici quelques exemples :
- Frais de restauration (déjeuner d’affaires, sorties d’entreprise…) ;
- Frais de transport (parking, stationnement, péage, transport en commun) ;
- Frais d’abonnement (internet, téléphone, logiciels…) ;
- Frais de documentation (Etudes, ouvrages professionnels…);
- Frais d’indemnités kilométriques.
De manière générale, les notes de frais concernent toutes les dépenses engagées par un employé ayant un rapport direct avec l’activité de la société. Afin que l’entreprise puisse les rembourser, ces dépenses doivent être justifiées et répondre à certains critères que nous allons développer dans le paragraphe suivant.
Quels sont les critères à respecter pour faire une note de frais ?
Afin que les notes de frais soient remboursables, elles doivent répondre à certains critères :
Les frais doivent être engagés dans l’intérêt de l’entreprise
L’employé doit impérativement justifier que ses frais ont été engagés dans l’intérêt de l’entreprise. Il est possible qu’un employé puisse ajouter des dépenses personnelles pour gonfler sa note de frais. C’est pour cette raison qu’il est important de démontrer que lesdits frais ont effectivement été engagés dans le cadre de sa mission et éviter ainsi tout abus.
Les frais doivent être accompagnés d’une pièce justificative
Tout frais doit être justifié par une facture. Pour les repas d’affaires excédant 150€ par exemple, la facture doit mentionner les noms des clients invités, leurs fonctions et le nom de leur société. Autrement, un reçu ou un ticket de caisse font office de pièce justificative.
Le montant des frais doit être raisonnable
Si des frais sont trop élevés, l’administration fiscale pourrait les considérer comme des avantages en nature ou alors un complément de rémunération déguisé. Il faut donc veiller à ce que les employés et le dirigeant de l’entreprise n’aient pas recours à des sommes onéreuses lorsqu’ils ont recours à des notes de frais. Il est important pour une entreprise de structurer sa politique interne et de former ses équipes selon les règles définies par la loi et ses règles internes.
Que contient une note de frais ?
Il n’existe pas de modèle imposé pour faire une note de frais. Cela dépend exclusivement de l’organisation interne de l’entreprise. Néanmoins, les notes de frais doivent contenir certaines informations pour être conformes. Elle doivent notamment afficher :
- Les nom et prénom du bénéficiaire et de son service : qui est la personne qui a avancé les frais ?
- La nature des frais : quel est l’objet de la dépense ? (déjeuners, hôtel, transport…) ;
- La date : quand cette dépense a-t-elle eu lieu ? ;
- Le montant HT et TTC
- Et les signatures de l’employeur et du salarié.
Les notes de frais peuvent contenir plus d’informations tels que le motif, le lieu et l’heure du déplacement, le nom des clients etc. Il ne tient qu’au gérant de l’entreprise de mentionner les informations qu’il souhaite, selon ses besoins.
Comment faire une note de frais ?
Pour des raisons pratiques, les notes de frais sont généralement présentées sous forme de tableau.
Il n’existe pas d’obligations quant au choix du support pour réaliser une note de frais. Elle peut se présenter comme un document papier manuscrit, sous forme de tableur Excel ou encore sur des applications web hébergées dans le cloud.
Il n’est toutefois pas recommandé d’opter pour la manuscrite car celle-ci peut causer des difficultés au niveau de la lecture et ainsi impacter son évaluation, son suivi et sa ressaisie et ainsi provoquer une perte de temps pour les services administratifs.
La meilleure façon de traiter des notes de frais est d’utiliser des outils conçus à cet effet. Ces derniers facilitent leur comptabilisation tout en sécurisant le stockage des documents permettant ainsi d’accélérer les démarches.
Selon la forme choisie, la note de frais peut nécessiter du temps et de l’énergie selon les modalités et les outils utilisés.
Bon à savoir : l’importance d’une note de frais ne réside pas dans le support utilisé mais dans les informations qu’elle contient. Habituellement, l’ensemble de ces informations est énoncé dans un tableau.
Les types de remboursement des notes de frais
Lorsqu’un salarié présente une note de frais conforme aux critères précédemment énoncés, la société doit procéder au remboursement des frais avancés. Pour ce faire, elle peut opter pour deux types de paiements :
Le remboursement des frais réels
Le remboursement de frais réels signifie que la société rembourse toutes les dépenses engagées par le salarié sous réserve de présenter les justificatifs associés (facture, reçu, ticket de caisse…). Pour ce faire, le salarié doit mentionner sur la note de frais l’ensemble des dépenses qu’il a avancées, tels que les repas d’affaires, les trajets, l’hébergement ou encore des équipements de bureau.
Le remboursement forfaitaire
Dans ce cas, le remboursement des notes de frais est déterminé par un montant fixe, permettant ainsi au salarié de gérer ses frais professionnels et n’aura pas l’obligation de présenter des justificatifs.
Bon à savoir : il n’existe pas de délai légal imposé aux employeurs pour s’acquitter du remboursement des notes de frais, néanmoins il est recommandé de le faire dans un délai raisonnable (30 jours, par exemple).
Les notes de frais et la TVA
Selon certaines conditions et pour certaines dépenses, l’entreprise est en droit de récupérer la TVA sur les notes de frais.
Comment récupérer la TVA sur les notes de frais ?
La récupération de la TVA sur les notes de frais n’est possible que sous certaines conditions :
- Le justificatif de la note de frais doit mentionner le montant de la TVA, le taux de la TVA appliqué et le montant HT.
- Le document doit être libellé au nom de l’entreprise.
- La dépense doit être engagée dans l’intérêt de l’entreprise.
- La TVA doit être exigible chez le fournisseur.
Sur quelles dépenses est-il possible de récupérer la TVA ?
Il n’est possible de récupérer la TVA que sur certaines dépenses :
Les frais de repas
Il est possible de déduire la TVA sur les frais de repas tant que ceux-ci entrent dans le cadre d’une mission, tels que les repas d’affaire, les célébrations de l’entreprise (anniversaire, événement…) ou encore pour le déjeuner d’un salarié en déplacement.
Les frais de déplacement
Concernant les frais de déplacement, il n’est possible de récupérer la TVA que pour les tickets de péage d’autoroute et les frais de carburant.
Les frais d’hébergement
Il n’est pas possible de récupérer la TVA dans le cas d’un hébergement dans un hôtel. En revanche, il est possible de récupérer la TVA sur les dépenses de petits-déjeuners et boissons.
Les cadeaux d’entreprise
Il est également possible de récupérer la TVA sur les cadeaux d’entreprise à condition de ne pas dépasser le montant de 69€ par an.
La gestion des notes de frais : un vrai casse-tête ?
La gestion des notes de frais figure parmi les procédures les plus fastidieuses pour les salariés. Effectivement, le traitement d’une note de frais est souvent considéré comme une formalité chronophage et énergivore au vu de son long processus impliquant plusieurs services de l’entreprise:
- Élaboration de la note de frais par le salarié ;
- Validation par un cadre dirigeant de l’entreprise ;
- Récupération des justificatifs auprès des salariés, vérification, saisie et enregistrement par le service de comptabilité ;
- Contrôle puis remboursement par le service financier.
De plus, une attention particulière est accordée au traitement de chaque note de frais afin de s’assurer qu’il n’y ait aucune erreur, oubli, fraude ou abus tout en garantissant le respect de la législation en vigueur et des politiques internes de gestion des notes de frais.
Le traitement des notes de frais est une tâche à faible valeur ajoutée, puisqu’elle mobilise du temps et de l’énergie qui pourraient être exploités pour des tâches plus stratégiques.
Outre le coût humain, le traitement des notes de frais peut engendrer des surcoûts pour l’entreprise en cas de négligence ou d’erreurs (retards de remboursement, fraudes, erreurs de saisie…).
En termes de productivité, la meilleure chose à faire est d’utiliser un outil conçu pour gérer et traiter les notes de frais.
3 solutions pour gérer facilement les notes de frais
Afin de pouvoir mobiliser vos salariés sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, vous pouvez opter pour des solutions de gestion de notes de frais qui vous feront gagner du temps et de l’argent.
Utiliser une application en ligne de gestion de notes de frais
Ces outils SaaS (Software as a Service) permettent un gain de temps considérable. En effet, son utilisation limite le processus de traitement des notes de frais en raccourcissant les délais des procédures.
De plus, les salariés peuvent transmettre leurs justificatifs de manière dématérialisée. Certains outils permettent même d’envoyer les justificatifs et les factures à tout moment et de n’importe quel ordinateur ou smartphone, ce qui est particulièrement pratique lorsque vos salariés sont en déplacement.
Par ailleurs, une solution électronique garantit également une meilleure circulation de l’information entre les différents services et offre une vision globale et synthétique des budgets alloués aux frais professionnels.
Un outil de gestion des notes de frais permet également de réduire les risques d’erreurs et d’oublis pouvant se traduire par des pertes financières pour l’entreprise ou pour le salarié oubliant de réaliser sa note de frais.
Utiliser un logiciel de gestion de note de frais sur le réseau interne de l’entreprise
Accessible uniquement depuis l’intranet, ces logiciels de gestion des notes de frais s’utilisent depuis les ordinateurs du bureau.
Installé sur le serveur de la société, l’outil peut être intégré à l’outil comptable de la société, permettant de gagner du temps et de réduire les processus. C’est l’option idéale pour les structures comptant de nombreuses équipes et dont les dépenses professionnelles englobent un grand nombre de dépenses diverses.
Utiliser des cartes de paiement
Les cartes de paiement sont aussi une solution à considérer pour la gestion des notes de frais. Ces moyens de règlement permettent de connaître en temps réel les dépenses professionnelles des collaborateurs.
Simples, rapides et sécurisées, les cartes de paiement permettent d’avoir un contrôle sur les dépenses de l’entreprise tout en offrant plus d’autonomie aux salariés dans la gestion de leurs dépenses.
Conclusion
Dans la vie d’une entreprise, il arrive souvent que des salariés aient à avancer des frais dans le cadre de leurs missions. La gestion du remboursement de ces derniers est un processus chronophage et énergivore qu’il est nécessaire d’optimiser pour gagner en productivité.
Ainsi, plusieurs solutions sont possibles : applications en ligne, logiciel interne ou cartes de paiement, selon les contraintes et les besoins de l’entreprise.
Bien plus qu’un simple enjeu RH, la gestion des notes de frais est une formalité, certes fastidieuse, mais nécessaire pour garantir le bon fonctionnement de l’entreprise, la satisfaction des salariés et un gain en productivité.