Lorsqu’un projet d’entreprise prend forme, il existe certaines démarches administratives obligatoires, indispensables à sa concrétisation.
Parmi ces démarches, la domiciliation de l’entreprise. Cette formalité consiste à attribuer à une société une adresse administrative. Cette adresse correspond à ce qu’on appelle communément le siège social.
L’emplacement du siège social peut avoir des conséquences importantes, c’est pourquoi il faut lui accorder une importance particulière. Ce choix revient aux associés qui disposent ainsi de plusieurs options pour domicilier leur société.
Dans cet article, nous traiterons de tous les aspects essentiels du siège social de manière à ce que vous ayez toutes les clés en mains pour créer votre entreprise !
Qu’est-ce que le siège social ?
Le siège social résulte de la domiciliation de la société ou de l’entreprise individuelle. Cette formalité obligatoire se résume à choisir un emplacement qui fera office d’adresse fiscale, juridique et administrative.
Le siège social est le point de contact de la société avec ses partenaires, tels que les fournisseurs, clients ou administrations. Son adresse peut être différente de l’emplacement où se trouve réellement la société. Par exemple, une société peut opérer à Lyon et avoir son siège social à Paris.
Comme le capital social, c’est un élément identifiant de la société, puisqu’il apparaît également sur l’ensemble de ses documents officiels, tels que les factures, les bons de commandes etc.
Si vous souhaitez en savoir plus sur le capital social, nous vous invitons à consulter notre article dédié à ce sujet.
Elle fait également l’objet d’une clause dans les statuts de la société.
Bon à savoir : l’adresse du siège social choisie n’est pas définitive : elle peut être changée durant la vie de la société à la suite d’un transfert de siège social.
Quel emplacement choisir pour son siège social ?
Les associés peuvent choisir librement l’adresse de domiciliation, ils peuvent notamment :
- Domicilier la société à l’adresse personnelle du dirigeant ;
- Solliciter les services d’une société de domiciliation ;
- Louer des bureaux professionnels ;
- Faire partie d’une pépinière d’entreprise.
En fonction du lieu choisi, des formalités différentes seront applicables. Il reste néanmoins obligatoire d’attester de la réalité du siège social auprès du greffe, quel que soit l’emplacement choisi.
Domicilier une entreprise à l’adresse du dirigeant : une solution économique
Le dirigeant peut choisir de domicilier sa société à son adresse personnelle. Il est le seul à pouvoir le faire. Le siège social ne peut être fixé à l’adresse de l’un des associés, sauf s’il est également dirigeant. Comme c’est le cas pour le gérant d’une EURL, puisqu’il est seul associé.
Cela concerne également le gérant de SARL et SNC, le président de SAS ou encore le directeur général ou le président du directoire de SA.
Généralement, les débuts d’activité d’une société sont accompagnés de faibles moyens financiers. Se passer d’un loyer est incontestablement l’option la plus économique pour les associés ou le fondateur de l’entreprise. Cela permet notamment d’augmenter les chances d’atteindre le seuil de rentabilité.
C’est la solution privilégiée des auto-entrepreneurs et des entrepreneurs individuels.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les différentes formes juridiques des sociétés, nous vous invitons à consulter notre article sur les démarches administratives définissant chaque type de société.
Les conditions pour domicilier une société à son adresse personnelle
Domicilier une société à son adresse personnelle implique de respecter les règles d’urbanisme, notamment en ce qui concerne le bail ou le règlement de copropriété.
Si le dirigeant est locataire, ce dernier doit avertir son bailleur ou le syndicat de la domiciliation de l’entreprise à son domicile avant l’immatriculation officielle de son entreprise.
Il doit transmettre le bail au greffe chargé de l’immatriculation de la société. Ce document fait office de justificatif de domiciliation. Il prouve que le dirigeant occupe effectivement les lieux.
Domicilier le siège social à un domicile personnel ne permet pas forcément d’y exercer son activité. Cela dépend surtout de la nature de l’activité et des autorisations nécessaires y afférentes.
L’exercice de l’activité peut, par exemple, nécessiter des autorisations spécifiques pour recevoir des marchandises ou des clients. Il est impératif de se renseigner sur les conditions d’exercice de l’activité de la société.
Bon à savoir : choisir un domicile personnel pour la domiciliation du siège social ne peut excéder la durée de 5 ans. Passé ce délai, le dirigeant doit choisir un nouveau siège social et notamment transmettre au greffe l’adresse du nouveau siège social.
Domicilier sa société dans des bureaux professionnels : une solution optimale
Choisir des bureaux professionnels reste le choix le plus optimal pour domicilier sa société.
Qu’elle soit locataire ou propriétaire, des bureaux professionnels permettent aux employés de ladite société de bénéficier d’espaces adaptés et conçus pour travailler dans les meilleures conditions possibles.
Il est également possible pour la société d’acheter les locaux professionnels, lui permettant ainsi de les réaménager et de les rénover à sa guise, tout en se débarrassant des formalités liées au contrat de bail.
Que ce soit pour une location ou pour un achat, domicilier sa société dans des bureaux est une solution onéreuse, mais optimale. Les loyers dans les lieux stratégiques sont généralement élevés et les propriétaires exigent souvent une caution en plus du loyer mensuel.
Les conditions pour domicilier une société dans des bureaux professionnels
La domiciliation de l’entreprise dans un bureau doit respecter certains critères :
- La location des bureaux doit être matérialisée par un contrat de bail régissant les droits et devoirs tant du bailleur que de la société locataire. Il est néanmoins possible de choisir de mettre en place un contrat de bail, un contrat de domiciliation ou un contrat de prestation de services.
- Le contrat doit nécessairement être signé par une entreprise immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou au répertoire des métiers.
De plus, il faut transmettre au greffe une copie du contrat de bail choisi.
Domicilier sa société auprès d’une société de domiciliation : une solution simple
Il est possible d’avoir recours aux services de sociétés de domiciliation, ou plus communément appelées centre d’affaires.
Ces sociétés permettent, par exemple, de jouir d’une adresse dans un milieu prestigieux et de bénéficier de services personnalisés tels que la mise à disposition d’espaces de travail et/ou la gestion du secrétariat.
Le coût de la prestation est variable. Il dépend de l’emplacement du site, des services proposés ou encore de la notoriété du centre d’affaires.
Cette option reste moins onéreuse que la location de bureaux professionnels.
Il est également possible d’avoir recours à une société de domiciliation en ligne. C’est une démarche simple, rapide et abordable. En moyenne, son coût est de 15€.
Les conditions pour recourir à une société de domiciliation
Recourir aux services d’une société de domiciliation se matérialise également par la signature d’un contrat. Il s’agit du contrat de domiciliation. Ce contrat stipule les droits et obligations de la société de domiciliation et la société domiciliée.
Ainsi, le domiciliataire répond à certaines obligations :
- La mise à disposition d’une salle permettant aux organes de direction de se réunir ponctuellement ;
- La conservation et l’archivage des documents administratifs de la société.
Quant à la société domiciliée, elle doit :
- Faire usage des locaux en tant que siège social et informer systématiquement le domiciliataire de tout changement affectant sa situation juridique (forme sociale, objet social…).
- Fournir un mandat à la société de domiciliation afin qu’elle puisse recevoir en son nom toutes les notifications.
Tout comme les contrats précédents, le contrat de domiciliation doit être transmis au greffe afin d’immatriculer la société.
Domicilier son entreprise dans une pépinière d’entreprise : une solution pratique
Les pépinières d’entreprise sont des structures d’accueil, d’hébergement et d’accompagnement pour les nouvelles entreprises, notamment les start-ups.
Leur rôle est d’encourager et de valoriser l’entrepreneuriat en fournissant un soutien matériel, financier ou encore logistique aux porteurs de projets.
Il existe de nombreuses pépinières d’entreprise en France. Par ailleurs, il est possible de trouver une pépinière près de chez vous, en utilisant l’outil de recherche de Bpi France.
Le porteur de projet pourra alors bénéficier d’un accompagnement personnalisé et d’un accès à des équipements et à des espaces de travail. Cette option permet de réaliser des économies, d’acquérir des connaissances et de constituer un réseau professionnel.
Les conditions pour domicilier sa société dans une pépinière d’entreprise
La domiciliation d’une société dans une pépinière d’entreprise, est encadrée par la loi.
La première démarche consiste à obtenir l’accord du comité d’agrément de la pépinière choisie.
Ce comité d’experts en création d’entreprise est chargé d’évaluer toutes les facettes du projet d’entreprise : sa faisabilité, sa pertinence, son plan financier et notamment la qualité de son business plan.
Pour tout savoir sur le business plan nous vous invitons à consulter notre article dédié et bénéficier de conseils pratiques à sa réalisation !
Si sa candidature est acceptée, le porteur de projet peut alors signer une convention d’occupation précaire, appelé aussi contrat de bail précaire.
Il sert de justificatif de domiciliation qu’il faudra, une fois encore, déposer auprès du greffe.
Les conséquences du choix du siège social
Le choix du siège social va au-delà de la simple sélection d’un emplacement ou d’une adresse. Il a des conséquences directes sur le plan juridique, fiscal et marketing.
Sur le plan juridique
D’un point de vue juridique, le choix du siège social amène son lot de conséquences. Il détermine ainsi :
- La nationalité de l’entreprise et la loi qui lui sera appliquée. Par exemple, si le siège social d’une société est situé en France, elle sera soumise à la loi française ;
- Le tribunal compétent en cas de litige : chaque tribunal est compétent et assigné à une zone géographique ;
- Le lieu de réalisation des formalités de publicité : que ce soit pour la création, la modification ou la cession d’une entreprise, il est obligatoire de le publier dans un Journal d’Annonces Légales (JAL) du département du siège social. Par ailleurs, nous vous invitons à consulter la liste des JAL par département.
Sur le plan marketing et commercial
Aux yeux des clients ou des partenaires commerciaux, l’image véhiculée par l’adresse du siège joue un rôle fondamental sur la perception de la société. Ainsi une adresse dans un quartier luxueux aura un impact plus significatif comparé à une adresse qui serait moins populaire.
Bénéficier d’une adresse dans un quartier prestigieux peut avoir un effet bénéfique sur la confiance qu’accordent les partenaires à la société puisqu’elle lui permet de gagner en crédibilité et en visibilité.
L’accueil physique des clients et partenaires est aussi un élément fondamental. L’utilisation du domicile personnel du gérant étant déconseillée, il est possible de solliciter les services d’un centre d’affaires ou d’une pépinière d’entreprise pour l’accueil de clients ou la tenue de réunions si la société ne dispose pas d’espaces dédiés.
Sur le plan fiscal
La domiciliation d’une société détermine également son adresse fiscale, de ce fait, la fiscalité applicable va dépendre exclusivement de la domiciliation de la société.
Ainsi, il est possible de déduire du revenu fiscal toutes les dépenses relatives au domicile de l’entreprise. Si l’entreprise est domiciliée à la résidence personnelle du gérant, les frais engagés pour sa domiciliation sont déductibles du bénéfice imposable.
Si l’entreprise est domiciliée dans un local dont elle est la propriétaire, les dépenses engagées pour son acquisition et son entretien, telles que les intérêts d’emprunt, sont déductibles.
La domiciliation détermine également la fiscalité applicable pour les activités exercées à l’international.
Si la société souhaite être soumise à la fiscalité d’un pays en particulier, elle doit exercer une activité professionnelle dans ce pays. À l’inverse, si une entreprise étrangère réalise des bénéfices en France, elle sera soumise à la fiscalité française, sauf dans certains cas. (disposition législative ou contractuelle contraire).
Conclusion
Domicilier sa société est une obligation légale dont il est impossible de se passer. Le choix de l’adresse est une décision importante qu’il faut prendre le temps de considérer en tenant compte de vos contraintes et de vos capacités financières.
Toutefois, plusieurs choix s’offrent à vous : résidence du gérant, société de domiciliation, bureaux d’entreprise ou pépinière d’entreprise, il ne tient qu’à vous de choisir l’option qui conviendra le mieux à vos enjeux.
Chacun de ces choix est encadré par la loi et répond à certaines conditions, qu’il vous faudra respecter pour être conforme à la loi. Connaissez-vous les engagements légaux que doivent tenir les entreprises ? Consultez notre article sur les obligations juridiques des entreprises pour tous les connaître !