La convention de stage est un document essentiel pour les entreprises qui cherchent à accueillir des stagiaires. C’est un document juridique est signé par l’employeur, l’étudiant stagiaire et l’établissement de formation. La convention de stage est aussi un contrat qui définit les termes et les conditions du stage, tout en établissant les obligations de chaque partie.

La convention de stage couvre différents aspects du stage, tels que sa durée, les horaires, les objectifs, les missions confiées, les modalités de suivi, la rémunération ou encore la propriété intellectuelle.

En tant qu’employeur, il est important de noter que la convention de stage doit respecter les exigences légales et réglementaires en vigueur. C’est pourquoi il est crucial de comprendre les différents aspects de la convention de stage pour offrir une expérience de stage de qualité à l’étudiant stagiaire tout en étant en conformité avec les exigences légales. 

Dans cet article, nous vous guiderons à travers tout ce que vous devez savoir sur la convention de stage, afin que vous puissiez recruter des stagiaires en toute confiance et offrir une expérience de stage réussie.

Convention de stage : l’essentiel

Qu’est-ce qu’une convention de stage ?

Les stages se réfèrent à des périodes temporaires pendant lesquelles les élèves ou étudiants sont placés en situation professionnelle pour acquérir des compétences et appliquer les connaissances acquises dans leur formation dans le but d’obtenir un diplôme ou une certification et de faciliter leur insertion dans le monde du travail.

La convention de stage est le document qui établit le contrat de travail d’un stagiaire et est conclu entre trois parties : le stagiaire, l’entreprise dans laquelle il effectue son stage et son établissement de formation.

La convention de stage constitue une forme de contrat bien spécifique, puisqu’elle inclut une dimension d’intérêt pédagogique pour le stagiaire. En effet, les missions attribuées au stagiaire et précisées dans la convention doivent être en lien avec la formation qu’il suit dans son parcours pédagogique et donner lieu à un travail de restitution qui sera évalué par l’établissement après le stage.

La convention de stage est-elle obligatoire ?

La convention de stage est un document obligatoire pour tous les stages effectués en entreprise, qu’ils soient intégrés au cursus de formation ou complémentaires. La convention de stage remplace ainsi le contrat de travail traditionnel, garantissant un cadre juridique spécifique à l’activité du stagiaire.

Puisque le statut du stagiaire diffère de celui d’un salarié, l’entreprise n’est pas tenue d’effectuer une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) auprès de l’URSSAF, comme elle le ferait pour un employé. Néanmoins, l’entreprise doit consigner, dans une section spécifique de son registre unique du personnel, la liste de ses stagiaires actuels.

En outre, il est courant que les entreprises souhaitant recruter des stagiaires mentionnent explicitement la nécessité d’un « stage conventionné » dans leurs offres, afin de préciser qu’elles recherchent des étudiants disposant d’une convention de stage et non des apprentis en alternance, qui requièrent un contrat d’alternance et apprentissage spécifique, qui s’avère plus complexe et coûteux pour l’entreprise.

Quel est le nombre de stagiaires autorisés dans une entreprise ? 

Le nombre de stagiaires autorisés dans une société dépend de sa taille. Ainsi, deux situations sont à distinguer : 

  1. Les entreprises de moins de 20 salariés : celles-ci peuvent accueillir au maximum trois stagiaires simultanément. Chaque tuteur est limité à suivre trois stagiaires au cours de la même période.
  2. Les sociétés disposant d’un effectif de 20 salariés ou plus : concernant ce type d’organisations, le nombre de stagiaires ayant une convention de stage en cours pendant une semaine civile donnée ne peut excéder 15% de l’effectif. 

    Par exemple, une entreprise disposant de 30 salariés ne peut accueillir plus de cinq stagiaires simultanément (30 x 15 % = 4,5), l’effectif étant arrondi à l’entier supérieur.

    Chaque tuteur est limité à suivre trois stagiaires au maximum au cours de la même période.

Il convient de noter que lors des formations en milieu professionnel obligatoires pour les diplômes technologiques ou professionnels du second degré dans les entreprises de 30 salariés maximum, le nombre de stagiaires ne peut dépasser 20% de l’effectif. 

Par ailleurs, ces entreprises ne peuvent pas accueillir plus de cinq stagiaires simultanément.

Quelle est la durée maximale d’un stage ? 

La durée maximale des stages ou formations effectués en milieu professionnel est limitée à 6 mois par organisme d’accueil et par année académique. Cette durée est établie en tenant compte de la présence effective de l’étudiant stagiaire au sein de l’organisme d’accueil, selon les critères suivants :

  • 7 heures de présence, consécutives ou non, équivalent à une journée de présence ;
  • 22 jours de présence correspondent à un mois.

La durée maximale de 6 mois de stage est atteinte lorsque le stagiaire a cumulé 924 heures de présence effective au sein de l’organisme d’accueil durant l’année académique.

À noter : si l’étudiant stagiaire est embauché par l’organisme d’accueil dans les trois mois suivant la fin du stage, la durée du stage est déduite de la période d’essai et prise en compte pour le calcul des droits liés à l’ancienneté.

La rémunération du stagiaire

La rémunération du stagiaire, également appelée gratification de stage, est une indemnité minimale perçue par le stagiaire en contrepartie de sa participation et de son temps consacré au sein de l’entreprise. Cette gratification est exonérée de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu, à condition qu’elle ne dépasse pas le seuil minimum légal. Dans le cas où ladite gratification excède ce montant, elle est alors exclusivement soumise aux cotisations de la Sécurité sociale.

Montant de la gratification

Le montant minimal attribué pour chaque heure de présence effective s’élève à 4,05€.

Dans certaines branches professionnelles, ce montant peut être supérieur au seuil minimal légal. Il est alors nécessaire pour l’employeur de vérifier cette information dans la convention collective applicable à son secteur d’activité. 

Bon à savoir : pour faciliter cette démarche, vous pouvez consulter un simulateur de calcul de gratification de stage sur le site officiel d’information administrative pour les entreprises. 

Le versement de la gratification 

La gratification de stage doit être versée mensuellement, à la fin de chaque mois et non pas uniquement en fin de stage. Celle-ci est due dès le premier jour de stage.

Par exemple, pour un stage à temps plein (7 heures par jour) effectué du 1er avril au 31 juin 2023, nous considérons les volumes horaires suivants :

  • Avril : 140 heures effectuées (20 jours x 7 heures)
  • Mai : 161 heures effectuées (23 jours x 7 heures)
  • Juin : 147 heures effectuées (21 jours x 7 heures)

Le montant total de la gratification due s’élève alors à 448 heures, soit 1.814,40 € (4,05€ x 448).

Dès lors, la gratification peut être versée selon deux modalités :

  1. En fonction du nombre réel d’heures effectuées par mois, c’est-à-dire :
    • Avril : 567€ (140 heures x 4,05€) ;
    • Mail : 652,05€ (161 heures x 4,05€) ;
    • Juin : 595,35€ (147 heures x 4,05€).

2. Par lissage mensuel de la totalité des heures effectuées durant le stage, c’est à dire : 

  • Avril : 604,8€ (1814,40€ / 3 mois) ;
  • Mail : 604,8€ (1814,40€ / 3 mois) ;
  • Juin : 604,8€ (1814,40€ / 3 mois).

À noter : en cas d’interruption temporaire d’un stage, un réajustement doit être effectué sur la base du nombre réel d’heures effectuées. De même, si celui-ci est définitivement interrompu, une régularisation globale doit être réalisée en tenant compte du nombre d’heures effectuées.

Les clauses obligatoires devant figurer dans une convention de stage

La convention de stage est généralement rédigée par l’organisme de formation. Chaque école ou université a son propre modèle et le soumet à l’entreprise et à l’étudiant. Le plus souvent, vous n’aurez rien à faire de particulier sauf la signer. Cependant, il est essentiel de vérifier que la convention comporte au minimum ces onze clauses obligatoires : 

  1. La définition des missions attribuées au stagiaire, son accueil et son encadrement ainsi que les objectifs du stage ;
  2. Les dates de début et de fin du stage, exprimées en jours ;
  3. La durée maximale de présence hebdomadaire du stagiaire au sein de l’entreprise. La présence éventuelle du stagiaire dans l’entreprise la nuit, le dimanche ou les jours fériés doit être spécifiée ;
  4. Le montant de la rémunération (gratification) versée et les modalités de son versement (par virement bancaire, chèque, etc.) ;
  5. L’énumération des avantages offerts, le cas échéant, par l’entreprise au stagiaire, notamment en ce qui concerne la restauration, l’hébergement ou le remboursement des frais de transport engagés pour réaliser son stage ;
  6. Le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, y compris la protection en cas d’accident du travail conformément à l’article L. 412-8 du Code de la sécurité sociale, ainsi que, le cas échéant, l’obligation pour le stagiaire de justifier d’une assurance couvrant sa responsabilité civile ;
  7. Les conditions sous lesquelles les tuteurs de stage, l’un représentant l’établissement et l’autre l’entreprise, assurent l’encadrement du stagiaire ;
  8. Les conditions de délivrance d’une « attestation de stage » et, si nécessaire, les modalités de validation du stage pour l’obtention du diplôme préparé ;
  9. Les modalités de suspension et de résiliation du stage ;
  10. Les conditions dans lesquelles le stagiaire est autorisé à s’absenter, notamment dans le cadre d’obligations attestées par l’établissement d’enseignement ;
  11. Les clauses du règlement intérieur de l’entreprise applicables au stagiaire, le cas échéant.