Au cours de sa vie et selon sa forme, une société est soumise à certaines obligations légales.
Après avoir mis sur pied votre projet d’entreprise, vous devez songer à faire son suivi juridique avec rigueur en veillant au respect des obligations impliquées par le Code de commerce.
En effet, selon le statut juridique, le Code du commerce impose des formalités obligatoires que doivent réaliser les sociétés chaque année sous peine de pénalités, telles que l’assemblée générale ordinaire, l’approbation des comptes ou encore l’affectation des résultats.
Afin que vous soyez informés et conformes aux règles imposées, nous vous présenterons dans cet article les principales obligations juridiques obligatoires des sociétés.
L’Assemblée Générale Ordinaire
L’Assemblée Générale Ordinaire (AGO) est une réunion annuelle qui se tient au sein d’une société dans laquelle les associés se réunissent pour traiter de ses points les plus importants.
C’est durant cette réunion que les associés discutent des comptes rendus des activités et des résultats de l’année fiscale en cours ainsi que des stratégies à adopter pour les périodes à venir.
En outre, c’est l’occasion pour le dirigeant de présenter son rapport de gestion aux associés.
D’autres points sont également abordés lors de l’AGO :
- L’approbation des comptes annuels ;
- L’affectation des résultats ;
- L’approbation de nouveaux règlements ;
- La nomination d’un commissaire aux comptes.
L’ensemble des décisions prises sont votées par règle de majorité.
Bon à savoir : l’AGO doit se tenir dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice comptable.
L’approbation des comptes
Les comptes annuels permettent de constater la situation économique de la société à la clôture de son activité. L’approbation de ces comptes est un des points abordés pendant l’AGO.
Lors de cette formalité, les associés sont tenus de vérifier les documents qui constituent les comptes annuels (le bilan comptable, le compte de résultat et éventuellement l’annexe) afin qu’ils puissent donner leur aval pour valider les documents, les rendant définitifs, et pouvoir donner cours à l’affectation du résultat.
L’approbation des comptes ne peut se faire sans l’établissement des comptes annuels. Il est recommandé de solliciter de recourir aux services d’un expert-comptable pour le réaliser.
Quelles sont les étapes à suivre pour valider une approbation des comptes ?
Voici l’ensemble des démarches à suivre pour réaliser l’approbation des comptes :
- Établir les comptes annuels ;
- Convoquer une assemblée générale des associés ;
- Approuver les comptes annuels ;
- Rédiger un PV qui formalise la décision prise lors de l’assemblée ;
- Envoyer l’approbation des comptes au greffe du tribunal de commerce avec les comptes annuels.
Bon à savoir : Afin de permettre aux associés de voter en toute connaissance de cause, les comptes annuels doivent leur être communiqués avant l’AGO.
Le dépôt des comptes annuels
Les comptes annuels doivent obligatoirement être déposés au greffe du Tribunal de Commerce en même temps que le rapport du commissaire aux comptes et la décision d’affectation du résultat.
Il est possible de déposer les comptes annuels de trois façons différentes (tarifs 2022) :
- Au guichet du Tribunal de Commerce. Le coût est de 43,85€ ;
- Par voie postale. Le coût est de 45,34€ ;
- Par voie numérique. sur le site Infogreffe.fr. Le coût est de 45,87€.
La société dispose d’un mois après son AGE ou de 7 mois après la clôture de son dernier exercice pour déposer ses comptes annuels. Le non-respect de ces délais peut entraîner une sanction d’un montant de 1.500€ d’amende.
L’affectation du résultat
L’affectation du résultat correspond au traitement appliqué aux bénéfices ou aux pertes générées lors de l’exercice comptable d’une société. C’est une formalité évoquée lors de l’AGO dans laquelle les associés décident de la manière dont le résultat sera affecté.
Cette affectation dépend exclusivement du bilan financier de la société. Lorsque le résultat est bénéficiaire, l’affectation peut s’opérer de trois façons :
- Le résultat est mis en réserve ;
- Le résultat est mis en report à nouveau ;
- Le résultat est distribué aux associés sous forme de dividendes.
Bon à savoir : ces 3 modalités d’affectation n’étant pas exclusives, il est possible de distribuer une partie du bénéfice et d’en affecter une autre en mise en réserve ou en report à nouveau.
Le cas particulier des SARL et des SA/SAS
Les SARL et les sociétés par actions sont tenues d’affecter au moins 5% du bénéfice de l’exercice à un compte dédié afin de constituer une réserve légale. Cette obligation prend fin lorsque la réserve légale atteint 10% du capital social.
Cette réserve ne peut être utilisée pour un achat, pour un remboursement d’action ou pour une distribution. Elle ne peut être utilisée que dans le but d’apurer des pertes.
Le rapport de gestion
Le rapport de gestion est présenté par le ou les dirigeants de la société. C’est un rapport qui doit mentionner les informations qui concernent la situation financière et économique de la société, telles que :
- Une analyse des résultats figurant sur les comptes annuels ;
- Les objectifs pour l’année suivante ;
- Les activités en matière de Recherche et Développement ;
- Les événements marquant du dernier exercice ;
- Les délais de paiement des fournisseurs ;
- …
Au plus tard un mois après l’approbation des comptes annuels par l’AGO des associés ou deux mois suivants cette approbation lorsque le dépôt est effectué en ligne, les sociétés par actions qui ont des titres admis aux négociations sur un marché réglementé ou sur un système multilatéral de négociation ont l’obligation de déposer le rapport de gestion au greffe du tribunal de commerce.
En vertu de la loi n° 2012-387 du 22 mars 2012 portant sur la simplification du droit et à l’allègement des démarches administratives, les sociétés non cotées n’ont plus l’obligation de déposer le rapport de gestion au greffe du tribunal de commerce. En revanche, celui-ci doit être mis à la disposition de toute personne qui en fait la demande.
Par ailleurs, les sociétés commerciales, qu’importe leur forme juridique, répondant à la définition des petites entreprises n’établissent plus de rapport de gestion depuis les exercices clos à compter du 11 août 2018.
Bon à savoir : les petites et moyennes entreprises (PME) sont celles qui occupent moins de 250 personnes et dont le chiffre d’affaires annuel n’excède pas 50 millions d’euros. Elles incluent la catégorie des micro-entreprises.
L’Assemblée Générale Extraordinaire
Contrairement à l’AGO, l’Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) ne peut avoir lieu que suite à la demande d’un ou de plusieurs associés ou d’un représentant légal. Elle a pour objectif de discuter des décisions entraînant une modification des statuts de la société. Voici les cas les plus courants :
- Apport d’actifs ;
- Transfert du siège social ;
- Changement de raison sociale ;
- Fusion, scission ou dissolution ;
- Réduction ou augmentation de capital ;
- Transformation de la forme juridique ;
- Décisions suite aux rapports des commissaires aux comptes.
Les décisions sont prises par règle de majorité des associés suivant la forme de la société.
Les registres obligatoires
Dès leur création, les entreprises sont tenues d’établir et de tenir un certain nombre de registres qui permettent de connaître l’historique de la société. En effet, ils constatent et reflètent l’ensemble des événements de la vie de la structure.
En plus d’être un gage de transparence, les registres obligatoires permettent à une société de justifier le respect de ses obligations et de la conformité de ses actions aux dispositions légales. Ils peuvent également se révéler d’une grande utilité dans le cadre de négociations inhérentes à la valorisation de l’entreprise.
Les registres juridiques
Trois registres juridiques sont obligatoires dès la création d’une société :
- Le registre des assemblées générales : conservant les procès-verbaux des délibérations d’associés ou d’actionnaires lors des assemblées générales. Dans le cas d’une société unipersonnelle (SASU et EURL), il prend le nom de registre des décisions de l’associé unique.
- Le registre des mouvements de titres : consignant toutes les opérations liées au capital social de l’entreprise. Seules les sociétés par actions (SAS, SA…) sont dans l’obligation d’établir ce registre des mouvements de titres.
- Le registre des bénéficiaires effectifs : permettant d’identifier les personnes physiques qui exercent un contrôle effectif au sein de la société.
Les registres pour la sécurité de la société
Les registres pour la sécurité de la société doivent également être établis dès la création de la société. Ils sont au nombre de trois :
- Le registre des contrôles de sécurité : listant l’identité et la fonction des personnes effectuant des contrôles réguliers des équipements des lieux de travail.
- Le registre des accidents du travail qui inventorie les accidents du travail n’ayant entraîné ni arrêt de travail ni soins par le médecin du travail.
- Le registre unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) : permettant de répertorier l’ensemble des risques auxquels les salariés s’exposent dans leurs lieux de travail.
Ne pas établir un de ces registres ou ne pas les tenir à jour peut entraîner des sanctions financières de la part de l’inspection du travail allant de 450€ à 10.000€
Les registres relatifs au personnel
Concernant les registres obligatoires relatifs au personnel, l’entreprise doit tenir les trois registres suivants :
- Le registre unique du personnel : mis en place dès l’embauche du premier salarié, ce registre répertorie toutes les personnes accueillies au sein de l’entreprise, qu’il s’agisse d’un stagiaire ou de travailleurs à domicile ou d’un étranger ayant un titre valant autorisation de travail.
- Le registre de repos hebdomadaires particuliers : ce registre est obligatoire uniquement pour les entreprises ayant des salariés soumis à un régime de repos hebdomadaires particuliers.
- Le registre des délégués du personnel : énumérant les demandes des délégués du personnel et les réponses de l’employeur.
Le médecin du travail a accès à ces registres pour ajouter des observations, prendre des mesures en matière d’hygiène, ou encore répertorier un accident du travail, par exemple.
Les inventaires obligatoires
Un inventaire est une représentation détaillée et exhaustive de la situation physique et financière des éléments d’actif et de passif d’une entreprise durant un exercice comptable.
Plusieurs types d’inventaires peuvent être réalisés dans une entreprise (inventaire permanent, annuel, tournant), mais tous ne sont pas obligatoires. Les principaux inventaires obligatoires concernent les stocks, les immobilisations (immobilisation corporelle et immobilisation incorporelle/immobilisations financières) et les encaissements physiques.
À l’exception des micro-entreprises, l’inventaire est obligatoire pour toutes les entreprises des secteurs marchands non agricoles, à savoir, celles qui possèdent des produits finis et/ou des matières premières. Il doit être réalisé avant le 31 décembre.
L’inventaire de caisse
Ce type d’inventaire est celui qui est réalisé de façon systématique dans la plupart des entreprises, peu importe leur taille.
Les éléments qui sont concernés dans un inventaire de caisse sont l’ensemble des encaisses physiques détenues par l’entreprise tels que :
- Les sommes d’argent ;
- Les certificats de valeurs mobilières de placement ;
- Les moyens de paiement détenus physiquement (chèques ou effets non encaissés ou non remis).
La loi oblige à réaliser les inventaires de caisse annuellement. Toutefois, pour assurer un bon environnement de contrôle interne, ces inventaires devraient être réalisés quotidiennement par les personnes qui sont en charge de la tenue des avoirs en caisse et mensuellement par les personnes qui les supervisent
L’inventaire des stocks
L’inventaire des stocks fournit les pièces justificatives des marchandises, matières premières et produits finis ou en-cours qui sont la propriété de l’entreprise, mais également ceux qui sont détenus dans les locaux de l’entreprise, sans qu’ils n’en soient sa propriété.
L’inventaire annuel des stocks est une obligation légale, mais ce dernier peut être réalisé mensuellement ou annuellement pour des besoins de gestion.
L’inventaire des stocks permet de produire une liste détaillée et valorisée des différents stocks, en précisant la quantité et la valeur actuelle de chaque type de stock, ainsi que son état.
En effet, l’état du stock impacte directement sa valeur comptable, puisqu’il permet de constater des provisions pour dépréciation au titre d’exercices antérieurs.
L’inventaire des immobilisations corporelles incorporelles
L’inventaire des immobilisations est l’un des inventaires les plus complexes à mettre en place, car il nécessite la maîtrise de beaucoup d’aspects comptables techniques.
Sont concernées par l’inventaire des immobilisations, tous les biens qui sont enregistrés en immobilisation corporelle (matériel, installations et agencements, bâtiments et terrains) et en immobilisation incorporelle ou financière (titres de participation, titres immobilisés…).
La loi demande l’établissement d’inventaire des immobilisations une fois par an.
Conclusion
En France, les sociétés sont soumises à un certain nombre de formalités juridiques obligatoires encadrées par le Code du commerce. Un manquement à l’une de ces formalités peut faire l’objet d’une sanction sous forme d’amende ou même d’une peine de prison, pour certains cas tels que la tenue des registres liés à la sécurité.
Il est important pour tout gérant d’entreprise d’avoir une connaissance parfaite de ces obligations et de les respecter afin d’être conforme à la loi et de pouvoir prospérer sereinement.
Si vous en êtes encore qu’au stade de création d’entreprise, sachez qu’il existe aussi un certain nombre de démarches obligatoires à entreprendre pour mettre votre projet sur pied.
Afin de compléter vos connaissances, nous vous recommandons de consulter notre article sur les formalités obligatoires pour la création d’une entreprise.