En tant qu’employeur, il est primordial de bien appréhender et respecter les obligations légales relatives à l’embauche d’un nouveau collaborateur afin de garantir un processus d’intégration réussi et conforme aux réglementations en vigueur au sein de l’entreprise.
La Déclaration Préalable À l’Embauche (DPAE) ou promesse d’embauche est une étape fondamentale de ce processus, puisqu’elle permet d’assurer la protection sociale du salarié tout en facilitant son intégration administrative au sein de l’entreprise.
Dans cet article, nous vous fournirons toutes les informations nécessaires concernant la DPAE : les procédures à suivre, les délais à respecter, les documents à fournir et les sanctions encourues en cas de manquement à ces obligations.
Qu’est-ce que la Déclaration Préalable À l’Embauche (DPAE) ?
La DPAE constitue une procédure administrative obligatoire effectuée avant l’embauche d’un salarié, à laquelle les employeurs sont tenus de se conformer. Cette déclaration vise à simplifier les démarches administratives liées à l’embauche en regroupant plusieurs déclarations en une seule, assurant ainsi une meilleure coordination entre les différents organismes concernés (URSSAF, Pôle Emploi, caisses de retraite, etc.).
Les employeurs ont l’obligation d’effectuer la DPAE pour tout salarié relevant du régime général de la Sécurité sociale, quel que soit le type de contrat, que ce soit un Contrat à Durée Déterminée (CDD), un Contrat à Durée Indéterminée (CDI) ou encore un contrat en alternance.
La DPAE concerne toutes les entreprises quels que soient leur taille, leur secteur d’activité ou leur statut juridique. Les associations à but non lucratif, les associations intermédiaires et les associations de services aux personnes sont également soumises à cette obligation.
À quoi sert la Déclaration Préalable À l’Embauche (DPAE) ?
La déclaration préalable à l’embauche a pour principal objectif d’ouvrir les droits sociaux du salarié et d’assurer sa couverture en cas d’accident du travail. Elle permet également aux employeurs de se conformer aux règles du droit du travail, de disposer d’une preuve de la date effective de l’embauche et d’éviter toute suspicion de travail dissimulé.
De ce fait, la DPAE est non seulement obligatoire pour l’employeur, mais elle est également pratique, puisqu’elle permet d’accomplir en une seule démarche plusieurs formalités liées à l’embauche, à savoir :
- L’immatriculation de l’employeur au régime de la Sécurité sociale lors de l’embauche du premier salarié ;
- La demande d’adhésion à un service de santé au travail ;
- L’enregistrement du salarié auprès de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM) ;
- L’affiliation de l’employeur à un régime d’assurance chômage ;
- La demande de visite médicale d’embauche obligatoire.
En plus de regrouper plusieurs formalités en une seule démarche, la DPAE garantit également le respect des droits du salarié et de l’employeur, tout en contribuant à la lutte contre le travail dissimulé.
Déclaration Préalable À l’Embauche (DPAE) : quelles sont les démarches à suivre ?
La déclaration préalable à l’embauche peut être effectuée en ligne via l’un des deux sites suivants :
- Urssaf.fr, s’il s’agit du premier salarié de l’entreprise afin de créer votre compte employeur ;
- Net-entreprise.fr.
Il est également possible d’effectuer la DPAE en transmettant le formulaire Cerfa n° 14738*01 à l’Urssaf dont relève l’établissement dans lequel s’effectue l’embauche.
La DPAE doit être transmise au plus tard 8 jours avant la date d’embauche du salarié, qu’il soit soumis ou non à une période d’essai, en version papier ou numérique.
Il est important de noter que les entreprises ayant effectué plus de 50 DPAE au cours d’une même année civile doivent réaliser leurs déclarations sous forme dématérialisée uniquement.
Quelles mentions obligatoires doivent figurer sur la DPAE ?
Les mentions obligatoires pour la déclaration préalable à l’embauche incluent les informations suivantes :
- La dénomination sociale de l’entreprise ou les nom et prénom de l’employeur ;
- Le code NAF (APE) de l’entreprise ;
- Le numéro SIRET et l’adresse de l’établissement ou le numéro de liasse délivré par le guichet unique de l’INPI, si l’immatriculation est en cours ;
- Le service de santé au travail dont l’entreprise dépend ;
- L’identité du salarié et, s’il en possède déjà un, son numéro de Sécurité sociale ;
- La date et l’heure d’embauche du salarié ;
- Les informations relatives au contrat de travail (type de contrat, durée, etc.).
Il est impératif de renseigner toutes ces mentions pour que la DPAE soit valide et conforme aux exigences de l’URSSAF.
Les stagiaires sont-ils concernés par cette déclaration ?
Les stagiaires étudiants en milieu professionnel ne sont pas considérés comme des salariés. De ce fait, il n’est pas nécessaire d’effectuer une DPAE pour eux.
Cependant, il est obligatoire de consigner les noms et prénoms des stagiaires accueillis dans l’entreprise dans une partie spécifique du registre unique du personnel, en respectant l’ordre d’arrivée des stagiaires.
En outre, il est impératif de conclure une convention de stage signée par le stagiaire, l’entreprise et l’établissement d’enseignement. Cette convention encadre les modalités du stage et protège les droits des stagiaires pendant leur expérience dans l’entreprise.
Quelles sont les sanctions applicables en cas de non-réalisation de déclaration préalable à l’embauche ?
Lorsqu’un employeur omet d’effectuer la DPAE d’un salarié, celui-ci s’expose à plusieurs types de sanctions :
- Sanctions civiles : l’Urssaf peut procéder à la régularisation des cotisations de Sécurité sociale éludées en raison de l’absence de déclaration ;
- Sanctions administratives : une pénalité équivalente à 300 fois le taux horaire du minimum garanti peut être appliquée ;
- Sanctions pénales : l’absence intentionnelle de DPAE constitue un délit de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié.
En cas de dissimulation d’emploi salarié, l’employeur peut être condamné par le tribunal correctionnel à une peine cumulative de :
- 45 000€ d’amende et 3 ans d’emprisonnement pour les personnes physiques ;
- 225 000€ d’amende et un placement sous surveillance judiciaire pour les personnes morales.
Il est donc essentiel pour les employeurs de respecter leurs obligations en matière de DPAE afin d’éviter ces sanctions et de garantir le respect des droits des salariés.