Les entrepreneurs indépendants, les sociétés ou encore les artisans ont comme point commun de devoir tenir une comptabilité encadrée par la loi et répondant à certains critères de fond et de forme.
Toutefois, lorsque la structure ne dispose pas de département comptabilité ou ne bénéficie pas des services d’un comptable, il peut être parfois difficile de s’y retrouver, notamment avec le vocabulaire et les différents documents que comprend la comptabilité.
La facture est le document de comptabilité générale par excellence puisqu’elle implique, dès sa réception, l’obligation de payer à échéance et donc de la comptabiliser le même jour. Si elle concerne une immobilisation, il y a acquisition ou cession. Si elle concerne un achat ou une vente de biens ou services, il y a produit.
Document attestant de l’achat ou de la vente de biens ou services et élément à l’origine de toutes les transactions économiques, la facturation est une formalité obligatoire que tout professionnel se doit de connaître comme bonjour.
Après avoir lu cet article, vous connaîtrez toutes les informations essentielles concernant la facturation et ses obligations légales.
Facturation : l’essentiel
Qu’est-ce qu’une facture ?
La facture est un document à la fois commercial, comptable et juridique. Son objectif est de détailler la nature, la quantité et les conditions d’achats et de ventes de marchandises ou de prestations de services.
Elle peut être établie par toutes les structures juridiques telles que les sociétés, associations, organismes publics ou encore micro-entreprises.
La facturation est obligatoire pour toute vente de marchandises ou de prestations de services dans le cadre d’une transaction entre professionnels et dans la vente à distance. Par ailleurs, l’acheteur particulier a le droit de réclamer une facture au vendeur s’il ne lui en fournit pas une, et ce, dès la réalisation de la vente.
Comment établir une facture ?
Selon l’article L123-22 du code du commerce, toute facture doit être établie en langue française et en euros. Si le client réside dans un pays non-francophone utilisant une devise différente et qu’il en fasse la demande, il est possible de lui transmettre, en complément de la facture d’origine, une version traduite dans la langue et la devise concernée, à condition toutefois que la devise soit convertible et que les taxes y figurent en euros
Il est possible de ne transmettre que la facture traduite, néanmoins, en cas de contrôle administratif, il faudra faire traduire en français toutes les factures en langues étrangères et ce, par un traducteur certifié. Ce qui représente une grande perte de temps et d’argent.
Selon l’article L441-3 du code du commerce, chaque facture doit être établie en 2 exemplaires, un pour le prestataire et un pour le client.
Concernant le format, la facture peut être éditée au format papier ou PDF, avec signature électronique ou tout autre type de fichier électronique répondant aux exigences de la réglementation française.
Est-il possible de modifier, supprimer ou annuler une facture ?
En tout état de cause, il est tout bonnement impossible de supprimer une facture une fois son émission. En revanche, il est possible de la rectifier en émettant une nouvelle facture qui a pour objet de remplacer la précédente.
Pour ce faire, il est important de mentionner, sur la nouvelle facture, la référence de la facture initiale et d’ajouter une mention pour rappeler son annulation.
Une deuxième façon de procéder pour modifier une facture est de créer un avoir, parfois aussi appelé note de crédit. Il s’agit d’un document légal émis par le vendeur ou le prestataire qui permet d’annuler une facture incorrecte en remboursant l’acheteur.
Comment numéroter une facture ?
Le numéro de facture est une mention obligatoire. Il doit nécessairement apparaître sur chaque page.
La numérotation des factures est encadrée par un certain nombre de règles : elle doit se faire de façon chronologique et sans rupture. Chaque facture a un numéro unique, sans doublon possible.
Dans certains cas, la numérotation des factures peut être établie par séries différentes, en utilisant un système de numérotation distinct pour chaque série. C’est par exemple le cas lorsqu’il existe plusieurs sites de facturation.
Par exemple, si vous êtes entrepreneur individuel et que vous facturez depuis un site de mise en relation de freelance, il est normal que la série du site de mise en relation soit différente de la vôtre.
Bon à savoir : une façon simple de numéroter ses factures serait d’utiliser la forme “NFMMAAAA”, NF signifiant numéro de facture, les “ M “ étant les mois et les “ A ” correspondent aux années. Ainsi, si par exemple vous émettez votre 3ème facture du mois de février 2022, votre numéro de facture devrait être “03022022”
Conservation des factures : les règles à connaître
Les factures émises par l’entreprise doivent obligatoirement être conservées pendant un certain nombre d’années, à des fins de preuve et de justification. C’est également le cas des factures reçues par les fournisseurs ainsi que tous les autres justificatifs comptables.
La loi fiscale prescrit un archivage des factures d’une durée de 6 ans maximum à compter de leur établissement. Pendant cette durée, l’administration fiscale est en mesure d’exiger leur présentation pour vérifier l’authenticité des déclarations fiscales de l’entreprise.
Quant au Code de Commerce, il prévoit un délai plus long, allant jusqu’à 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice.
Les factures peuvent être archivées au format papier ou électronique. Il est même possible de conserver au format électronique une facture papier en la scannant. Il faut cependant respecter les prescriptions des articles A102 B-1 et A102 B-2 du Livre des procédures fiscales.
Émettre une facture électronique
Dans les situations où la délivrance de factures papier est compliquée voire impossible, Il est permis d’émettre des factures électroniques, notamment dans le cadre de transactions à distance.
Dans ce cas, il faut s’assurer que les systèmes d’émission de facture de l’entreprise sont compatibles avec les dispositifs de réception de ses clients. Pour cela, le client de l’entreprise doit être en mesure de prouver la bonne réception de la facture.
La preuve peut être fournie par courrier électronique, par SMS, messagerie instantanée ou encore d’un lien sur un portail internet. Veillez toujours à ce qu’il s’agisse d’un lien sécurisé.
Tout comme pour les factures sur support papier, la facture électronique doit aussi contenir les mentions obligatoires et particulières, selon la situation de l’entreprise.
Bon à savoir : Initialement prévue pour 2023, l’obligation de digitalisation des factures a été reportée au 1er juillet 2024. À cette date, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir une facture électronique. Concernant l’émission des factures, les grandes entreprises devront émettre des factures électroniques à partir de 2024, à partir du 1er janvier 2025 pour les ETI et 1er janvier 2026 pour les TPE et PME.
Quelles sanctions en cas de manquement de facturation ?
Il est important de veiller à respecter les obligations de facturation avec rigueur, puisque tout manquement de facturation entre professionnels est puni d’une amende administrative d’un montant de 75.000€ maximum pour une personne physique et 375.000€ euros pour une personne morale.
S’il y a récidive dans les deux années suivant la première sanction, l’amende peut aller jusqu’à 150.000€ pour une personne physique et 750.000€ pour une personne morale.
Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?
Pour qu’une facture soit valable aux yeux de la loi, elle doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires.
Il s’agit d’un ensemble d’informations touchant à l’identité des parties, aux modalités de paiement ou encore aux détails de la prestation. Il est possible de retrouver d’autres mentions facultatives telles que le mode de paiement ou encore les coordonnées bancaires. Ces mentions interviennent afin de faciliter le traitement de la facture.
Certaines mentions ne sont obligatoires que dans certains cas : par exemple, les artisans ou les auto-entrepreneurs exerçant une activité artisanale, pour lesquels une assurance professionnelle est obligatoire, doivent mentionner les références de cette assurance sur leurs factures.
Les mentions obligatoires pour la facturation d’une vente à un particulier
Toute facture émise par un professionnel à destination d’un particulier doit comprendre les mentions suivantes :
- Le total de la somme à payer ;
- Le décompte détaillé du prix et de la quantité du produit ou de la prestation ;
- Le lieu d’exécution de la vente ou de la prestation ;
- La date de déroulement de la prestation ou de la vente ;
- Le nom du client, sauf opposition de sa part ;
- L’adresse et la dénomination sociale du prestataire ;
- La date de rédaction de la facture.
Les mentions obligatoires pour la facturation d’une vente entre professionnels
À la différence de la facturation pour les particuliers, les mentions obligatoires pour la facturation d’une vente entre professionnels sont plus nombreuses. En voici la liste exhaustive :
- La date d’émission de la facture ;
- Le numéro unique d’ordre de la facture ;
- La date de déroulement de la vente ou de la prestation ;
- L’adresse et la dénomination sociale du prestataire ou du vendeur ;
- Le nom et l’adresse de l’acheteur ;
- L’adresse de livraison dans le cas de livraison d’une marchandise ;
- Le descriptif de la prestation ou du produit ;
- Le numéro d’identification à la TVA, lorsque la somme à payer est supérieure à 150 € ;
- Les majorations éventuelles, telles que les frais de livraison ou d’emballage ;
- Le décompte détaillé des prix et des quantités vendues ;
- Le taux horaire hors-taxe des prestations ou le prix unitaire hors-taxe du produit ;
- Les ristournes ou rabais éventuels ;
- Le taux et le montant de la TVA ;
- Le montant hors-taxe ainsi que la totalité de la somme TTC ;
- La date d’échéance du paiement en cas de paiement anticipé).
La situation du vendeur ou du prestataire aura également une influence sur l’établissement de la facture. Par exemple, si c’est une entreprise adhérente d’un centre de gestion agréé, la facture qu’elle émettra devra contenir la mention : « membre d’une association agréée, le règlement par chèque est accepté ».
Il en va de même pour la franchise en base de TVA, comme pour les auto-entrepreneurs par exemple, qui devront indiquer la mention : « TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts » sur leurs factures.
Enfin, si la prestation a été réalisée par un sous-traitant, ce sera à l’entreprise mère de s’occuper de la facturation. Il n’aura donc pas à s’en soucier.
Bon à savoir : depuis le 1er octobre 2019, deux autres mentions doivent obligatoirement figurer sur les factures : la première étant l’adresse exacte de facturation si la facturation a été effectuée dans un lieu différent de l’adresse de livraison, la seconde étant le numéro du bon de commande dans le cas où ce serait l’acheteur qui établit la facture au préalable.
Les mentions d’identité
Selon l’identité du vendeur, d’autres mentions obligatoires viennent s’ajouter à la liste. Elles varient en fonction du statut du prestataire. L’entrepreneur individuel, par exemple, devra indiquer son nom et son prénom suivis du nom commercial, le cas échéant.
En revanche, une société devra plutôt préciser :
- Sa forme juridique ;
- Sa dénomination sociale ;
- Le montant de son capital social ;
- Son numéro Siren ;
- Son code NAF.
Quant aux commerçants, ils doivent indiquer les mentions d’identification suivantes :
- Le numéro d’immatriculation au registre du commerce ;
- Le nom de la ville du greffe où ils sont immatriculés.
Pour finir, les artisans doivent stipuler dans leurs factures :
- Le numéro du département dans lequel ils sont immatriculés ;
- Le numéro de leur immatriculation au répertoire des métiers ;
- Leur numéro Siren.
Conclusion
Lorsqu’on crée ou dirige une entreprise, les formalités administratives et comptables ne sont pas toujours ce qu’il y a de plus stimulant. Pourtant, c’est une réelle nécessité.
En effet, afin de faire évoluer votre structure et maximiser vos chances de réussite, il est absolument nécessaire d’avoir une bonne organisation administrative et comptable, notamment concernant les factures, puisqu’elles sont à l’origine de toute transaction économique.
C’est un élément clé qu’il ne faut surtout pas négliger, d’autant plus que le non-respect des lois en vigueur les concernant peuvent amener à de lourdes sentences financières. Afin d’anticiper les évolutions des pratiques commerciales, il est fortement recommandé d’adopter dès maintenant le format électronique pour vos factures. Le déploiement officiel étant prévu pour 2024 pour les grandes entreprises, il est préférable de s’adapter aux changements avant que ceux-ci n’occurrent.