Lorsqu’une entreprise se développe, elle doit naturellement s’agrandir et recruter ses premiers salariés pour passer de la simple équipe d’associés à la PME.
Au-delà des enjeux d’adéquation du profil, d’ouverture de postes ou encore de responsabilités confiées, un employeur doit également tâcher de respecter toutes les formalités administratives concernant ses futurs salariés et la gestion de la paie en fait partie.
La gestion des ressources humaines et notamment le volet relatif à la gestion de la paie, est encadré par le Code du travail et regroupe un certain nombre de droits et d’obligations qu’il est absolument impératif de connaître pour toutes les entreprises établies en France.
Afin de vous éviter de subir une sanction administrative, nous vous présenterons dans cet article toutes les connaissances de base sur la gestion de la paie des salariés.
Gestion de la paie et salaire : l’essentiel
Qu’est-ce qu’un salaire ?
Le salaire est la rémunération du travail convenu entre un salarié et son employeur au titre du contrat de travail qui les lie.
Il comprend le salaire de base mais aussi les primes, la rémunération des heures supplémentaires ou complémentaires effectuées, l’épargne salariale, les indemnités et rémunérations annexes telles que l’indemnité de résidence et supplément familial ainsi que les avantages en nature.
En d’autres termes, le salaire correspond à un montant rapporté à une unité de volume de travail pouvant être l’heure (salaire horaire) ou en équivalent temps plein (EQTP).
Comment fixer le montant d’un salaire ?
Si vous songez à recruter un employé, sachez que vous ne pouvez pas décider arbitrairement du salaire que vous souhaitez lui offrir. Celui-ci répond à des règles particulières.
La formule de calcul d’un salaire se présente comme suit :
- Salaire brut = salaire net + cotisations salariales + éventuels avantages financiers.
De façon générale, un salaire de base est calculé sur le nombre d’heures travaillées par semaine. Toutefois, il est possible de proposer à un employé un salaire au forfait ou au rendement, dans certains cas.
Il est à noter que le salaire d’un employé âgé de plus de 18 ans ne peut être inférieur au SMIC en vigueur. Le SMIC au 1er janvier 2022 est de 10,57 € brut de l’heure, soit 1603,12 € brut par mois pour 35 heures de travail hebdomadaire.
Au-delà du respect du salaire minimum, l’employeur doit également s’assurer qu’il n’y ait pas d’accord ou de convention collective fixant un taux horaire plus élevé que le SMIC pour la catégorie d’emploi à laquelle appartiennent ses salariés.
Il est également impossible de faire de discrimination sur le salaire entre deux employés occupant un même poste, ayant des mêmes responsabilités et disposant des mêmes qualifications.
Comment sont calculées les indemnités de congés payés ?
Lorsqu’un salarié est en congés payés, il est absent de son poste de travail. Il a toutefois droit à une indemnité de congés payés pendant ses jours de repos, versée à la date habituelle du versement de son salaire. Cette indemnité prémunit le salarié d’une perte de salaire.
Afin de déterminer les indemnités de congés payés des salariés, la loi prévoit que le calcul de l’indemnité de congés payés peut se faire selon deux méthodes différentes. L’employeur doit comparer les deux et choisir l’option la plus avantageuse pour le salarié :
- La méthode du 10ème : un dixième (1/10ème) de la rémunération brute totale perçue au cours de la période de référence (cette période étant l’intervalle durant lequel le salarié doit avoir accompli un temps minimum de travail. Le point de départ de la période prise en compte pour le calcul du droit au congé est fixé au 1er juin de chaque année.);
- La méthode du maintien du salaire : l’indemnité de congés payés est égale à la rémunération normale du salarié.
L’indemnité de congés payés est versée en même temps que le salaire habituel du salarié et devra figurer sur le bulletin de paie du salarié.
Bon à savoir : si un salarié tombe malade pendant son congé, ses indemnités de congés payés sont cumulées avec ses indemnités journalières de maladie versées par la Sécurité sociale.
Versement du salaire : quelles sont les obligations de l’employeur ?
Période de versement du salaire
Bien qu’aucune date précise de paiement ne soit imposée, chaque employeur doit rémunérer ses salariés à la même période de chaque mois (en général en fin de mois ou au début du mois suivant).
Concernant la méthode de paiement, il est possible de rémunérer les salariés :
- Par chèque ;
- Par virement bancaire ;
- En espèces, si le salaire est inférieur à 1500€ et si le salarié en fait la demande explicite.
Quel que soit le mode de versement choisi, une fiche de paie devra toujours être remise à chaque versement de salaire.
De plus, ce versement doit se faire lors d’un jour ouvrable, à savoir, pendant un jour de la semaine en dehors du dimanche et des jours fériés non travaillés. Cette obligation ne s’applique pas si les salariés sont rémunérés par virement bancaire.
Si l’employeur ne respecte pas l’une de ces obligations, il s’expose à une condamnation pénale punissable d’un montant de 2250€ d’amende.
Rédaction du bulletin de paie
Qu’est-ce que le bulletin de paie ?
Le bulletin de paie, appelé aussi bulletin de salaire ou fiche de paie, est un document fourni par l’employeur mentionnant un certain nombre d’informations obligatoires telles que notamment l’identification de ce dernier, son numéro de sécurité sociale ainsi que la liste des différents éléments composant la rémunération du salarié.
La fiche de paie reflète le contrat de travail et les clauses signées inhérentes à la rémunération du salarié. C’est une source d’information essentielle pour le salarié puisqu’elle lui permet d’avoir une vision globale et actualisée de son solde de congés payés, de ses repos compensateurs ou encore du montant de son revenu net imposable dans le cadre de sa déclaration de revenus annuelle.
Les informations à mentionner sur un bulletin de paie
Plusieurs informations obligatoires doivent figurer sur un bulletin de paie et ce, dans un ordre spécifique. Ainsi, voici la liste exhaustive des informations que doit contenir chaque bulletin de paie :
- Les informations identifiantes de l’entreprise (dénomination sociale, adresse, code APE, numéro Siret de l’entreprise) ;
- Les informations identifiantes du salarié (nom et prénom, adresse, numéro de sécurité sociale, poste occupé et l’éventuelle convention collective applicable au salarié) ;
- La période de travail du salarié, ainsi que le nombre d’heures travaillées durant cette période. Par exemple : fiche de paie du 01/03/2022 au 31/03/2022 ;
- Les heures de travail rémunérées au taux normal ainsi que les heures de travail rémunérées en tant qu’heures supplémentaires, avec le montant correspondant à chacune de ces heures ;
- Les dates et jours de congés payés, ainsi que le montant de l’indemnité de congés payés si le salarié a pris des congés payés durant la période ;
- Le montant de la rémunération brute ;
- Les éventuels accessoires de salaire (véhicule ou résidence de fonction, 13ème mois…) ;
- Le montant, l’assiette et le taux des cotisations et des contributions sociales ;
- Le montant de la rémunération nette ;
- L’assiette, le montant et le taux applicable du prélèvement à la source, ainsi que le montant qu’aurait perçu le salarié sans le prélèvement à la source ;
- Le montant total versé par l’employeur ;
- Le montant des éventuelles exonérations et exemptions de cotisations et de contributions sociales ;
- La date de paiement du salaire ainsi qu’une mention de l’obligation pour le salarié de conserver cette fiche de paie sans limite de durée, afin qu’il puisse garantir ses droits et notamment ceux relatifs à sa retraite.
Bon à savoir : depuis le 1er janvier 2022, la présentation du bulletin de paie change en faisant apparaître le montant du salaire net imposable, celui des heures supplémentaires ou complémentaires exonérées, leurs cumuls annuels ainsi que le cumul du montant des prélèvements à la source. Ce changement intervient pour faciliter le remplissage de la déclaration d’impôts pour les salariés.
Les plans d’épargne et les primes pouvant être appliqués en entreprise
Une entreprise peut proposer à ses salariés plusieurs dispositifs d’épargne et de redistribution des bénéfices. Pour cela, il suffit seulement à l’employeur de prendre la décision d’appliquer ces dispositifs, à condition de respecter toutes leurs formalités d’application.
La prime d’intéressement
Afin de booster la motivation de ses salariés et les impliquer dans la réussite de l’entreprise, l’employeur peut décider de leur reverser une partie des bénéfices réalisés par l’entreprise. Pour ce faire, l’employeur doit parvenir à un accord collectif avec ses salariés.
Cet accord collectif peut prendre différentes formes telle qu’une convention collective ou encore un accord avec le Comité Social et Économique (CSE) de l’entreprise.
Bon à savoir : le montant des primes d’intéressement est plafonné : la prime ne peut dépasser 20% du montant total des salaires bruts ni être supérieure à 75% du plafond annuel de la sécurité sociale.
La prime de participation
La participation est aussi un dispositif permettant de reverser une partie des bénéfices réalisés par l’entreprise à ses salariés. À la différence de l’intéressement, la participation est un dispositif obligatoire pour toutes les entreprises recrutant plus de 50 salariés pendant au moins 5 ans.
Ces dernières doivent mettre en place une réserve qui sera partagée entre les salariés. Cette réserve est appelée Réserve Spéciale de Participation (RSP).
Tout comme pour l’intéressement, l’employeur devra mettre en place un accord collectif avec les salariés ou les représentants des salariés pour pouvoir instaurer la participation au sein de l’entreprise.
Comment calculer le montant de la prime de participation ?
Le montant de la prime de participation est calculé à partir d’une formule prévue par le Code du travail. Cette méthode unique permet d’obtenir le montant minimum pouvant être versé aux salariés. La formule de calcul de la prime de participation se présente comme suit :
- RSP = ½ [B – 5 % C] x [S/VA]
Avec :
- RSP : Réserve Spéciale de Participation ;
- B : bénéfice net de l’entreprise ;
- C : capitaux propres de l’entreprise ;
- S : masse salariale de l’entreprise ;
- VA : valeur ajoutée de l’entreprise.
Bon à savoir : bien que cette méthode permette d’obtenir le montant minimum pouvant être versé aux salariés, il ne tient qu’à l’employeur de verser une prime de participation plus élevée. Son montant total reste néanmoins plafonné par la loi et ne doit pas excéder 30.852€ pour l’année 2022, par exemple.
Le compte épargne temps (CET)
Le compte épargne temps (CET) est un dispositif permettant aux salariés d’épargner des jours de congés payés ou des heures de travail supplémentaires. L’application de ce dispositif n’est pas obligatoire mais dépend exclusivement de la volonté de l’employeur.
Le CET permet aux salariés de prendre des jours de congés supplémentaires en utilisant les jours de congés payés épargnés. Ils ont également la possibilité de convertir ces jours de congés payés épargnés en rémunération supplémentaire.
Toutefois, certaines règles demeurent : il n’est possible pour les salariés d’épargner des jours de congés payés qu’à la condition de prendre au moins 24 jours de congés payés par an.
De plus, seuls les jours de congés payés en dehors des 5 semaines de congés payés réglementaires peuvent être convertis en rémunération supplémentaire.
Le plan d’épargne entreprise (PEE)
Contrairement à un plan d’épargne classique, un plan d’épargne entreprise est négocié au niveau de l’entreprise. Les taux y sont généralement plus favorables.
Autre avantage, un PEE peut être alimenté par différentes sources :
- Des versements volontaires du salarié ;
- De la prime d’intéressement ;
- De la prime de participation ;
- Des droits acquis sur un compte épargne temps ;
- De sommes épargnées sur d’autres comptes d’épargne salariale ;
- De versements provenant directement de l’employeur, sous la forme d’abondements.
Comme tout plan d’épargne, ce type de contrat est souscrit pour une durée déterminée. Dans le cas d’un PEE, les sommes épargnées sont bloquées pendant au moins 5 ans. Un déblocage anticipé des fonds peut toutefois être autorisé dans des circonstances particulières, telles qu’un mariage, la naissance d’un enfant, l’acquisition d’une résidence principale ou tout autre évènement le justifiant.
Bon à savoir : l’abondement est un versement effectué par l’employeur pour compléter les versements des salariés sur un plan d’épargne salariale ou retraite.
Les nouveaux plans d’épargne retraite (PER)
Proposer un plan d’épargne retraite (PER) permet d’accroître la fidélité des salariés et d’obtenir une source supplémentaire permettant de leur verser des abondements.
Depuis le 1er octobre 2019, 3 nouveaux plans d’épargne retraite (PER) sont proposés aux salariés :
- Le PER individuel, pouvant être souscrit individuellement par tout salarié ;
- Le PER d’entreprise collectif, qui vient remplacer le PERCO et qui peut être proposé sans que les salariés ne soient obligés d’y adhérer ;
- Le PER d’entreprise obligatoire qui est un plan d’épargne pouvant être proposé par l’employeur, auquel cas les salariés ont l’obligation d’y adhérer.
Pour un salarié, le principal avantage d’ouvrir un PER est de se constituer des revenus complémentaires pour la retraite.
Bon à savoir : les sommes versées au titre d’un PER ne seront disponibles qu’au départ en retraite du salarié.
Conclusion
Le salaire est la rémunération légitime, attendue par tout salarié à la fin ou au début de chaque mois. En tant qu’employeur, vous avez le devoir de rémunérer vos salariés de façon régulière et sans retards, au risque de subir une sanction administrative.
Contrairement à ce qu’on pourrait penser, le salaire ne constitue pas l’ensemble de la rémunération pour les salariés. Celle-ci comprend également les primes, les avantages, le comité d’entreprise mais aussi les plans d’épargnes proposés.
C’est pour cette raison qu’il est important de compléter le salaire de base de vos employés par des plans d’épargne et des primes afin d’augmenter leur rémunération et ainsi booster leur motivation et leur fidélité.
À l’instar de la gestion des notes de frais, la gestion de la paie fait partie des formalités administratives concernant les salariés et dont il est impératif de maîtriser pour toutes les entreprises ayant recours au recrutement.
Maintenant que vous avez toutes les connaissances de base relatives à la gestion de la paie, nous vous invitons à compléter vos connaissances en consultant notre article sur la gestion des notes de frais.