Le recouvrement de factures est un aspect essentiel de la gestion financière des sociétés et des entrepreneurs. C’est une pratique qui englobe différentes méthodes et techniques visant à récupérer les sommes dues par les clients ou partenaires, tout en préservant la trésorerie et en prévenant les impayés.
Dans un contexte économique complexe, marqué par des fluctuations constantes et des incertitudes croissantes, la maîtrise du recouvrement de factures devient un enjeu majeur pour assurer la pérennité des activités.
En effet, une gestion financière rigoureuse et une stratégie de recouvrement efficace permettent de minimiser les risques liés aux impayés, d’optimiser la trésorerie et de soutenir la croissance de l’entreprise.
Dans cet article nous explorerons les concepts clés liés au recouvrement des factures ainsi que les différentes méthodes et procédures possibles pour assurer la santé financière de vos projets et activités professionnelles.
Recouvrement des factures : l’essentiel
Définition du recouvrement de factures
Le recouvrement de factures est une démarche permettant de percevoir le paiement des produits ou services proposés. Elle englobe l’émission de factures, la communication aux clients des dates limites pour le règlement et le suivi en cas de non-paiement.
La réussite du financement de votre entreprise repose en partie sur l’efficacité avec laquelle vous parvenez à récupérer les fonds dus par vos clients, notamment lorsque ceux-ci présentent des retards.
Le recouvrement de factures selon la loi
La récupération d’un montant dû sur une facture non réglée est réglementée par l’article L125-1 du Code des procédures civiles d’exécution. Celui-ci permet au détenteur d’une facture impayée de recourir à une démarche simplifiée de recouvrement des dettes pour les montants inférieurs à 5000€ (intérêts compris).
Le règlement d’une facture impayée peut d’abord être abordé par le biais d’une tentative à l’amiable. Si celle-ci est infructueuse, l’injonction de paiement, prévue par les articles 1405 et suivants du Code de procédure civile, peut être employée.
Le créancier professionnel (société, entrepreneur, organisation, etc) dispose alors d’un délai de 2 ans pour entreprendre des actions. Pour le créancier particulier, ce délai est étendu à 5 ans.
Les conditions pour qu’une facture soit recouverte
Trois critères essentiels doivent être respectés pour qu’une créance puisse être recouverte avec succès, celle-ci doit être :
- Sûre : la créance doit être fondée sur une preuve de vente impayée. Cela signifie qu’il doit exister des documents ou des accords contractuels indiquant que la transaction a bien eu lieu et que le client est effectivement redevable du montant dû ;
- Liquide : le montant de la créance doit être précisément déterminé, sans ambiguïté ni incertitude. Cela implique que ce montant doit clairement figurer dans la facture ou l’accord contractuel, incluant les frais supplémentaires éventuels, tels que les intérêts de retard ou les pénalités ;
- Exigible : la créance ne pourra être considérée comme exigible qu’une fois passée l’échéance de paiement convenue entre les parties. En d’autres termes, le client doit être en retard de paiement. Il est important de vérifier les termes et conditions de l’accord pour s’assurer que la date d’exigibilité est effectivement dépassée avant d’entreprendre des démarches de recouvrement.
Le respect de ces critères permet de munir les créanciers d’une base solide pour entreprendre des actions de recouvrement. Cela augmente également les chances de récupérer les montants impayés tout en respectant les obligations légales et les droits des parties concernés.
La procédure de recouvrement de factures
Si les rappels amiables ne portent pas leurs fruits, des mesures plus radicales doivent être envisagées. La voie judiciaire devient alors nécessaire pour deux raisons :
- Obtenir une décision qui aura l’autorité de la chose jugée, c’est-à-dire, une décision définitive qui ne peut plus être contestée ;
- Convaincre les débiteurs les plus récalcitrants, puisque la saisie d’un tribunal peut avoir un effet dissuasif immédiat sur le débiteur et l’inciter à régler sa dette avant même que la procédure judiciaire ne soit engagée.
À noter : le montant de la créance, la situation juridique et financière du débiteur, ainsi que les contestations soulevées, sont autant d’éléments à prendre en compte avant d’engager une procédure judiciaire afin de maximiser son efficacité.
La requête en injonction de payer
L’injonction de paiement est la procédure idéale pour les « petites » créances. Simple et peu coûteuse, elle permet au créancier d’obtenir rapidement une décision de justice en sa faveur, sans avoir à engager une procédure judiciaire plus complexe.
Une fois que la requête déposée, le tribunal examine la demande et, s’il l’estime recevable, rend une ordonnance d’injonction de payer. Cette ordonnance est ensuite délivrée au débiteur par un huissier de justice. En effet, le débiteur se retrouve face à une décision de justice exécutoire qui lui impose de régler sa dette sous peine de mesures d’exécution forcée et il n’est alors pas rare que cette notification débloque immédiatement le règlement.
L’assignation en référé
L’assignation en référé est une procédure judiciaire qui permet d’obtenir une décision de justice rapidement. Cette procédure est souvent utilisée en matière commerciale, lorsque des sociétés ont besoin de recouvrer leurs factures rapidement et notamment en cas d’urgence pour des besoins de trésorerie, par exemple.
Concrètement, l’assignation en référé permet de convoquer un débiteur au tribunal dans un délai très court qui est généralement d’un mois.
L’assignation au fond
L’assignation au fond est une procédure judiciaire qui permet d’obtenir une décision de justice définitive après un débat contradictoire entre les parties. Cette procédure est souvent privilégiée lorsque le montant de la créance est suffisamment important pour couvrir les honoraires d’un avocat et que le débiteur dispose de moyens de défense qui nécessitent un débat contradictoire.
Concrètement, l’assignation au fond permet aux parties de présenter leurs arguments et leurs preuves devant un tribunal. Cette procédure est donc plus complexe et plus longue que les procédures judiciaires mentionnées, puisqu’elle implique nécessairement une phase de débat contradictoire, qui peut durer plusieurs mois voire plusieurs années.
Le principal avantage de cette procédure réside dans le fait qu’elle permet d’obtenir une décision de justice définitive qui ne peut être contestée. Cette décision est ensuite mise à exécution par un huissier de justice qui se chargera de recouvrer les factures impayées.
L’application d’une décision judiciaire pour recouvrer une facture impayée
Bien que les procédures judiciaires puissent être gérées par des agences de recouvrement de créances, l’exécution des décisions de justice demeure la prérogative exclusive des huissiers de justice.
Cette phase est la plus complexe dans le processus de recouvrement judiciaire. En effet, l’huissier est chargé d’identifier des solutions adaptées aux situations d’insolvabilité, telles que la recherche de comptes bancaires, la saisie sur salaires ou encore la saisie de véhicules, par exemple.
Suite à une décision judiciaire, il est recommandé de contacter le débiteur dans le but de négocier des modalités de paiement et, ainsi, éviter des frais supplémentaires liés aux actes d’huissier.
Nos conseils pour améliorer votre stratégie de recouvrement de factures
Si les tentatives de relance (appels, courriels, lettres) demeurent infructueuses, le créancier est alors obligé d’intensifier ses actions de recouvrement afin de protéger les intérêts de ses activités.
L’adoption d’une approche plus ferme, telle que la réclamation de pénalités de retard et l’envoi d’une mise en demeure, peut s’avérer efficace dans la plupart des cas.
Appliquer des pénalités de retard
En vertu de l’article L 441-10 du Code de commerce, les pénalités de retard (intérêts moratoires ainsi que les indemnités supplémentaires) sont automatiquement applicables dès le premier jour suivant la date d’échéance de paiement.
Pour un effet dissuasif optimal, fixez un seuil au moins trois fois supérieur au taux d’intérêt légal dans vos conditions générales de vente. Tâchez toutefois de ne pas choisir un taux d’intérêt trop grand, car celui-ci pourrait dissuader vos clients de passer à l’achat.
Se faire accompagner par un professionnel pour la rédaction de la mise en demeure
La mise en demeure est l’ultime étape du processus de recouvrement amiable. Elle signifie explicitement au débiteur qu’un délai final lui est accordé pour s’acquitter de son paiement.
Si votre mise en demeure ne porte pas ses fruits et que vous ne souhaitez pas entamer de procédures judiciaires, vous pouvez solliciter les services d’un professionnel qui saura vous accompagner dans la rédaction d’une relance plus crédible du point de vue juridique, ce qui pourrait inciter votre débiteur à réagir.
À noter : assurez-vous d’envoyer la lettre de mise en demeure à l’adresse du siège social de votre débiteur afin de pouvoir la présenter comme preuve en cas de recours à la justice.